Archivierte Fassung vom 6. Oktober 2026. Dieses Dokument wird nicht mehr verändert. Die jeweils gültige Fassung steht unter deinkummerkasten.com/datenschutz; alle archivierten Fassungen listet deinkummerkasten.com/rechtliches.

Datenschutzerklärung

Hier erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website und bei der Nutzung unserer Software verarbeiten, wozu wir das tun und auf welcher Rechtsgrundlage.

0. Zwei Rollen – wer wofür verantwortlich ist

Unser Angebot richtet sich an Unternehmen. Datenschutzrechtlich treten wir dabei in zwei verschiedenen Rollen auf, und das ist für das Verständnis dieser Erklärung entscheidend:

Die Abschnitte zu Feedback, Ideen, E-Mail-Einladungen, Meldestelle, KI-Verarbeitung und Spracheingabe (Ziffern 2c bis 2c4, 5 und 5a) beschreiben, wie wir diese Daten im Auftrag verarbeiten. Kunden erhalten von uns einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, ein Dokument zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die öffentliche Liste unserer Unterauftragsverarbeiter. Alle Unterlagen stehen im Dashboard unter „Einstellungen → Datenschutz-Unterlagen“ bereit.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

JKVertrieb GbR
Jacob Rapp & Kay Weichert
Freienwalder Straße 10
16269 Wriezen
E-Mail: kontakt@deinkummerkasten.com
Telefon: +49 172 572 8634

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) nicht vorliegen. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck der Verwendung

a) Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website sendet Ihr Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website. Diese Informationen werden vorübergehend in den Protokolldateien unseres Hosting-Anbieters gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

Die genannten Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung.

b) Bei Registrierung und Nutzung der Software

Bei der Registrierung für unseren Dienst „Kummerkasten“ erheben wir folgende Daten:

Diese Daten sind erforderlich zur Bereitstellung und Absicherung unseres Dienstes (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung).

Logo-Upload: Laden Sie im Dashboard ein Firmenlogo hoch, wird die Bilddatei im Objektspeicher unseres Hosting-Anbieters (Vercel) abgelegt und über eine zufällig erzeugte, öffentlich erreichbare Adresse ausgeliefert – das ist technisch nötig, damit das Logo auf Ihrer öffentlichen Feedback-Seite erscheint. Ein Logo ist in aller Regel ohnehin öffentlich; laden Sie dort bitte keine Bilder mit personenbezogenen Inhalten hoch.

c) Feedback-Funktion (Kummerkasten)

Die Kernfunktion unseres Produkts ist die anonyme Entgegennahme von Feedback. Die Feedback-Funktion ist so gebaut, dass zu einer Rückmeldung keine Kennung gespeichert wird, die auf die einsendende Person verweist:

Gespeichert werden der Text, die gewählten Angaben (Stimmung, Kategorie, optional die Abteilung) und der Eingangszeitpunkt. Der Text selbst ist nicht automatisch anonym: Schreibt jemand Namen oder Umstände hinein, die nur auf wenige Personen passen, kann eine Rückmeldung Rückschlüsse erlauben. Die Inhalte werden in einer Datenbank gespeichert, die der Datenbankanbieter verschlüsselt ablegt (Verschlüsselung im Ruhezustand), und sind im Dashboard für die berechtigten Nutzer des jeweiligen Unternehmens-Accounts einsehbar. Zusätzlich hat unsere Betreiberrolle technisch Zugriff auf die Daten aller Unternehmen (nicht auf Meldungen an eine interne Meldestelle); wir nutzen ihn nur zur Störungsbeseitigung oder im Support auf Anfrage des Unternehmens. Zugriffe dieser Rolle über die Anwendung werden protokolliert; Arbeiten unmittelbar an der Datenbank erfasst dieses Protokoll nicht.

Anonymer Rückkanal (Fallcode): Beim Absenden eines Feedbacks wird optional ein zufällig erzeugter Fallcode angezeigt. Damit kann die einreichende Person später eine Antwort des Unternehmens abrufen und anonym nachfassen. Der Fallcode ist an keine Person geknüpft; gespeichert wird ausschließlich ein nicht umkehrbarer Prüfwert (Hash). Geht der Code verloren, ist kein Zugriff mehr möglich – eine Wiederherstellung wäre nur unter Aufgabe der Anonymität möglich und findet deshalb nicht statt.

c2) Ideenmanagement (optional)

Sofern Ihr Unternehmen das optionale Ideenmanagement nutzt, können Mitarbeitende Vorschläge einreichen und – nach Freigabe durch eine verantwortliche Person – auf einem internen Ideen-Board bewerten und kommentieren. Auch hier gilt: keine IP-Speicherung, keine Identifikations-Cookies.

c3) E-Mail-Einladungen zu Umfragen über hinterlegte Empfängerlisten (optional)

Nutzt Ihr Unternehmen die optionale Einladung per E-Mail, kann es Empfängerlisten mit den E-Mail-Adressen seiner Beschäftigten hinterlegen und Umfrage-Einladungen darüber versenden lassen. Für diese Verarbeitung ist Ihr Unternehmen verantwortlich; wir versenden als Auftragsverarbeiter auf dessen Weisung. Anders als bei der Feedback-Funktion (Ziffer 2c) handelt es sich hier um personenbezogene Daten.

Eine Liste ist kein Benutzerkonto. Sie ist ein Adressverzeichnis für den Versand von Einladungen – keine Voraussetzung für die Teilnahme. Die Rückmeldungen und Umfrage-Antworten selbst werden weiterhin ohne Anmeldung und ohne Adresse abgegeben. Empfängerliste und Antwort sind zwei getrennte Datenbestände, zwischen denen es keine Verknüpfung gibt.

Verarbeitet werden: E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zu einer Liste, Aufnahmedatum, Abmeldezustand sowie – sofern der E-Mail-Dienstleister dies meldet – die Kennzeichnung einer Adresse als unzustellbar.

Zweckbindung. Die Adressen werden ausschließlich verwendet für: Einladungen zu Umfragen des eigenen Unternehmens, die zugehörige Erinnerung an dieselbe Liste, die Bestätigung einer Abmeldung sowie das Führen einer Sperrliste, damit abgemeldete und unzustellbare Adressen nicht erneut angeschrieben werden. Ausdrücklich nicht verwendet werden sie für Werbung oder Newsletter, für eine Verknüpfung mit abgegebenen Antworten, für eine Auswertung je Adresse oder für eigene Zwecke des Anbieters. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO oder, soweit vorhanden, eine Betriebsvereinbarung Ihres Unternehmens (Art. 88 DSGVO); die Festlegung trifft Ihr Unternehmen als Verantwortlicher.

Was wir bewusst nicht messen. Damit die Anonymität der Antworten durch den Versand nicht ausgehöhlt wird, fehlen dem Serienversand vier Fähigkeiten, die vergleichbare Werkzeuge mitbringen. Sie fehlen nicht aus Versehen:

Abmeldung. Jede Einladung enthält einen Abmeldelink. Er betrifft ausschließlich die Zustellung an genau diese E-Mail-Adresse und gilt pro Liste; wer in zwei Listen steht, meldet sich zweimal ab. Die Abmeldung wirkt sofort und dauerhaft, auch für Erinnerungen zur laufenden Umfrage. Vom Merkmal im Abmeldelink wird ausschließlich ein nicht umkehrbarer Prüfwert gespeichert; es steht nur in der Fußzeile der E-Mail und niemals im Umfrage-Link. Eine Abmeldung ist keine Aussage darüber, ob die Person an einer Umfrage teilgenommen hat – das ist dem System weder vor noch nach der Abmeldung bekannt. Sie schließt auch niemanden von der Teilnahme aus: Der Umfrage-Link funktioniert weiterhin, etwa über Aushang oder QR-Code.

Zustell-Statistik. Je Aussendung werden die Summen „versendet“, „zugestellt“ und „unzustellbar“ ausgewiesen. Diese Zahlen sind Summen ohne Adressbezug; Öffnungs- oder Klickraten enthalten sie nicht.

Versandweg. Der Versand erfolgt über unseren E-Mail-Dienstleister (siehe Ziffer 3) und ausschließlich über unsere eigene, mit SPF, DKIM und DMARC abgesicherte Versanddomäne. Jede Einladung geht an genau einen Empfänger; eine Sammeladressierung, bei der Empfänger einander sehen könnten, findet nicht statt.

c4) Interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (optional)

Hat Ihr Unternehmen seine interne Meldestelle über Kummerkasten eingerichtet, nimmt die Melde-Seite Hinweise auf Rechtsverstöße entgegen. Verantwortlich ist Ihr Unternehmen; wir verarbeiten die Meldungen als Auftragsverarbeiter.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Meldung erhalten Sie von der Meldestelle Ihres Unternehmens.

d) Zahlungsdaten

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Stripe kann Daten auch an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln (EU-U.S. Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln). Wir selbst speichern keine vollständigen Zahlungsdaten (Kreditkartennummern, Kontodaten). Zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeitet Stripe Zahlungsdaten auch als eigenständiger Verantwortlicher: stripe.com/de/privacy

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

e) Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge (Audit-Spur)

Sicherheitsrelevante Vorgänge im Verwaltungs-Dashboard – etwa die Vergabe einer Rolle, die Ernennung der internen Meldestelle, eine Datenrückgabe, die Löschung eines Unternehmenskontos, ein Zugriff unseres Supports über die Anwendung auf die Daten eines Unternehmens oder die Annahme von AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag bei der Registrierung (mit der angenommenen Fassung) – werden in einer eigenen Tabelle in unserer Datenbank festgehalten. Ohne diesen Nachweis ließe sich später nicht mehr belegen, wer eine sicherheitsrelevante Änderung veranlasst hat.

Gespeichert wird ausschließlich ein geschlossener Satz technischer Angaben:

Nicht gespeichert werden: IP-Adressen, Browser- oder Gerätekennungen, E-Mail-Adressen, Feedback-Texte, Umfrage-Antworten, Fallcodes und sonstige Freitexte. Die Einträge werden ausschließlich angefügt; es gibt keine Funktion, die eine Zeile nachträglich ändert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Änderungen und im Nachweis der eigenen Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

f) Schutz vor Missbrauch (Anfragebegrenzung)

Um automatisierte Massenanfragen und das Durchprobieren von Passwörtern zu verhindern, zählen wir Anfragen je Absender in festen Zeitfenstern. Dafür bilden wir aus Ihrer IP-Adresse, bei der Anmeldung und beim Zurücksetzen des Passworts zusätzlich aus der eingegebenen E-Mail-Adresse, mit einem nur uns bekannten Schlüssel einen Prüfwert; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Wer nur die gespeicherten Zähler sieht, kann daraus keine Adresse zurückrechnen. Wir als Inhaber des Schlüssels könnten es grundsätzlich; davor schützt, dass wir die Zähler nicht auswerten und dass sie spätestens nach 24 Stunden verfallen. Die Zähler liegen bei unserem Dienstleister Upstash (USA, EU-Standardvertragsklauseln) und verfallen mit Ablauf des jeweiligen Zeitfensters, je nach Funktion nach einer Minute bis zu 24 Stunden. Ist dieser Dienst nicht erreichbar, zählt ersatzweise unsere eigene Datenbank.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz des Dienstes und der Konten vor Missbrauch.

3. Weitergabe von Daten und eingesetzte Auftragsverarbeiter

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur an die folgenden, sorgfältig ausgewählten Dienstleister statt:

Für die im Grundbetrieb eingesetzten Auftragsverarbeiter (Vercel, Neon, Resend, Upstash, Anthropic) gilt jeweils deren Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO, die nach den Vertragsbedingungen des Anbieters Bestandteil des Nutzungsvertrags ist; die Fundstellen stehen auf der Seite Unterauftragsverarbeiter. Mit den derzeit nicht eingerichteten Anbietern (Sentry, Google, OpenAI) wird die Vereinbarung vor der Einrichtung geschlossen. Stripe verarbeitet nur unsere eigenen Vertrags- und Zahlungsdaten (Ziffer 2d); Slack und Microsoft richtet Ihr Unternehmen selbst ein. Soweit Anbieter Daten in den USA verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework).

Eine tabellarische Übersicht mit Zweck, Unternehmenssitz, tatsächlichem Verarbeitungsort, Garantie für Drittlandtransfers und Stand-Datum finden Sie auf der Seite Unterauftragsverarbeiter. Wechsel oder Hinzunahme eines Dienstleisters teilen wir unseren Kunden mindestens 30 Tage im Voraus mit; innerhalb dieser Frist besteht ein Widerspruchsrecht.

4. Cookies und lokale Speicherung im Browser

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies ein. Gespeichert wird nur, was für die von Ihnen genutzte Funktion unbedingt erforderlich ist:

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen dieser Informationen auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von Ihnen gewünschten Dienst). Die anschließende Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Dashboard, Registrierung) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Funktionsfähigkeit der öffentlichen Seiten und Schutz vor Manipulation).

5. KI-Verarbeitung

Automatische Übersetzung (bei allen Tarifen). Die öffentlichen Seiten stehen in acht Sprachen zur Verfügung. Geht eine Rückmeldung in einer anderen Sprache als der eingestellten Hauptsprache des Unternehmens ein, wird ihr Text zur Übersetzung an Anthropic (USA) übermittelt und die Übersetzung anschließend gespeichert. Das gilt unabhängig davon, ob KI-Auswertungen gebucht sind; ohne diesen Schritt könnte das Unternehmen fremdsprachige Rückmeldungen nicht lesen. Ihr Unternehmen kann die KI-Verarbeitung einschließlich dieser Übersetzung in den Einstellungen vollständig abschalten. Übermittelt wird auch hier ausschließlich der Text selbst; identifizierende Angaben werden zu Rückmeldungen gar nicht erst gespeichert.

KI-Dialog (optional). Hat Ihr Unternehmen den KI-Dialog freigeschaltet, können Beschäftigte ihr Anliegen im Gespräch mit einem KI-Assistenten beschreiben, statt es selbst zu formulieren. Der Assistent ist als solcher gekennzeichnet. Für jeden Gesprächsschritt wird der bisherige Gesprächsverlauf an Anthropic (USA) übermittelt. Mit dem Tippen auf „Abschicken“ fasst der Assistent das Gespräch zusammen; die Zusammenfassung wird ohne weitere Vorschau sofort als anonyme Rückmeldung übermittelt und im Dashboard des Unternehmens als „KI-Zusammenfassung“ gekennzeichnet. Den Gesprächsverlauf speichern wir nicht, weder in der Datenbank noch in Protokolldateien; gespeichert wird nur die abgeschickte Zusammenfassung. Übermittelt werden nur die Gesprächsinhalte und die gewählte Sprache, keine IP-Adressen oder Gerätekennungen. Der Dialog ist freiwillig; das normale Textfeld steht immer gleichwertig zur Verfügung.

KI-Auswertung (buchbar). Im Rahmen der buchbaren KI-Funktionen werden Feedback-Texte zur Auswertung an Anthropic übermittelt. Die KI-Funktionen umfassen die Erstellung von Auswertungs-Reports sowie – bei aktivierter KI – eine automatische Analyse eingegangener Feedback-Texte (Themen-Erkennung, Stimmungs-Einschätzung und Hinweis-Prüfung auf mögliche Risikofälle wie z. B. Mobbing). Die im Code vorgesehenen Ausfalloptionen Google Gemini und OpenAI sind derzeit nicht eingerichtet; es werden keine Inhalte an sie übermittelt. Vor einer Einrichtung aktualisieren wir diese Erklärung und informieren unsere Kunden. Dabei gilt:

Da Anthropic die Inhalte in den USA verarbeitet, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Keine automatisierten Entscheidungen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. KI-Ergebnisse – Übersetzungen, Themen, Stimmungswerte, Risiko-Hinweise und Berichte – sind Hilfsmittel für das Unternehmen; sie beziehen sich auf anonyme Rückmeldungen und nicht auf bestimmte Personen, und jede Entscheidung trifft ein Mensch.

5a. Spracheingabe (optional, nur nach ausdrücklicher Einwilligung)

Die Spracheingabe ist derzeit nicht freigeschaltet; es werden keine Sprachaufnahmen verarbeitet. Vor einer Freischaltung legen wir die Verarbeitungsregion fest, nennen sie in diesem Abschnitt und informieren unsere Kunden. Für die freigeschaltete Spracheingabe gilt:

Sofern Ihr Unternehmen die Spracheingabe im KI-Dialog nutzt, kann eine Rückmeldung gesprochen statt getippt werden. Die Aufnahme dient ausschließlich der Umwandlung in Text; anschließend arbeiten Sie nur mit dem Text weiter. Dabei gilt:

Hinweis: Eine Stimme kann eine Person unter Umständen erkennbar machen. Genau deshalb wird die Aufnahme nirgends gespeichert, ist für niemanden abrufbar und wird nur nach Ihrer vorherigen Bestätigung erhoben.

5b. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Im Einzelnen:

Datensicherung: In der zeitpunktgenauen Wiederherstellung des Datenbankanbieters bleiben gelöschte Daten technisch bedingt bis zum Ablauf des dort eingestellten Wiederherstellungsfensters erhalten; sie werden in dieser Zeit nicht verwendet und danach automatisch verworfen.

Sprachaufnahmen (Ziffer 5a) und Gesprächsverläufe des KI-Dialogs (Ziffer 5) werden zu keinem Zeitpunkt gespeichert und haben deshalb keine Speicherdauer.

6. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Haben Sie eine Einwilligung erteilt (etwa für die Namensangabe im Ideenmanagement oder die Spracheingabe), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@deinkummerkasten.com

7. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow

8. Datensicherheit

Website und Anwendung werden ausschließlich über eine TLS-verschlüsselte Verbindung (HTTPS) ausgeliefert; unverschlüsselte Aufrufe werden auf HTTPS umgeleitet, und der Browser wird angewiesen, künftig nur noch verschlüsselt zu verbinden (HSTS). Welche TLS-Version und welches Verschlüsselungsverfahren verwendet werden, handeln Ihr Browser und der Server beim Verbindungsaufbau aus. Alle innerhalb der Anwendung übertragenen Daten werden verschlüsselt übermittelt.

9. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 6. Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.

Stand: 6. Oktober 2026