Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Angebot. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten.

0. Zwei Rollen – wer wofür verantwortlich ist

Unser Angebot richtet sich an Unternehmen. Datenschutzrechtlich treten wir dabei in zwei verschiedenen Rollen auf, und das ist für das Verständnis dieser Erklärung entscheidend:

• Verantwortlicher sind wir für die Daten unserer Kunden: also für die Website, die Registrierung, die Verwaltungskonten, die Abrechnung und den Support. Für diese Verarbeitungen gilt alles, was in den Ziffern 1 bis 9 steht.
• Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO sind wir für die Daten, die Beschäftigte unserer Kunden im Kummerkasten hinterlassen – also für Rückmeldungen, Umfrage-Antworten und Ideen. Verantwortlich dafür ist das jeweilige Unternehmen; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich auf dessen Weisung. Wer als Beschäftigte oder Beschäftigter Auskunft oder Löschung verlangen möchte, wendet sich deshalb an das eigene Unternehmen, nicht an uns.

Kunden erhalten von uns einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, ein Dokument zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die öffentliche Liste unserer Unterauftragsverarbeiter. Alle Unterlagen stehen im Dashboard unter „Einstellungen → Datenschutz-Unterlagen“ bereit.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

JKVertrieb GbR
Jacob Rapp & Kay Weichert
Freienwalder Straße 10
16269 Wriezen
E-Mail: kontakt@deinkummerkasten.com
Telefon: +49 172 572 8634

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck der Verwendung

a) Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers

Die genannten Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität
• Zu weiteren administrativen Zwecken

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung.

b) Bei Registrierung und Nutzung der Software

Bei der Registrierung für unseren Dienst „Kummerkasten" erheben wir folgende Daten:

• E-Mail-Adresse
• Firmenname / Organisationsbezeichnung
• Gewählter Tarifplan
• Passwort für den Zugang zum Verwaltungs-Dashboard – gespeichert wird ausschließlich ein kryptografischer Hash (scrypt), niemals das Passwort im Klartext
• Bei freiwillig aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): ein verschlüsselt gespeichertes TOTP-Geheimnis für die Authenticator-App sowie einmalige Wiederherstellungscodes, von denen ausschließlich nicht umkehrbare Prüfwerte (Hashes) gespeichert werden

Diese Daten sind erforderlich zur Bereitstellung und Absicherung unseres Dienstes (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung).

Logo-Upload: Laden Sie im Dashboard ein Firmenlogo hoch, wird die Bilddatei im Objektspeicher unseres Hosting-Anbieters (Vercel) abgelegt und über eine zufällig erzeugte, öffentlich erreichbare Adresse ausgeliefert – das ist technisch nötig, damit das Logo auf Ihrer öffentlichen Feedback-Seite erscheint. Ein Logo ist in aller Regel ohnehin öffentlich; laden Sie dort bitte keine Bilder mit personenbezogenen Inhalten hoch.

c) Feedback-Funktion (Kummerkasten)

Die Kernfunktion unseres Produkts ist die anonyme Entgegennahme von Feedback. Dabei werden keine personenbezogenen Daten der Feedback-Geber erhoben:

• Kein Login erforderlich
• Keine IP-Adressen werden im Feedback gespeichert
• Keine Cookies zur Identifikation
• Zeitverzögerte Anzeige im Dashboard zum Schutz der Anonymität

Die übermittelten Feedback-Inhalte werden verschlüsselt gespeichert und sind nur für autorisierte Nutzer des jeweiligen Unternehmens-Accounts einsehbar.

Anonymer Rückkanal (Fallcode): Beim Absenden eines Feedbacks wird optional ein zufällig erzeugter Fallcode angezeigt. Damit kann die einreichende Person später eine Antwort des Unternehmens abrufen und anonym nachfassen. Der Fallcode ist an keine Person geknüpft; gespeichert wird ausschließlich ein nicht umkehrbarer Prüfwert (Hash). Geht der Code verloren, ist kein Zugriff mehr möglich – eine Wiederherstellung wäre nur unter Aufgabe der Anonymität möglich und findet deshalb nicht statt.

c2) Ideenmanagement (optional)

Sofern Ihr Unternehmen das optionale Ideenmanagement nutzt, können Mitarbeitende Vorschläge einreichen und – nach Freigabe durch eine verantwortliche Person – auf einem internen Ideen-Board bewerten und kommentieren. Auch hier gilt: keine IP-Speicherung, keine Identifikations-Cookies.

• Die Angabe eines Namens ist optional. Wird ein Name angegeben, ist dieser für alle einsehbar, die Zugriff auf das Board haben.
• In sehr kleinen Teams kann die Kombination aus freiwilliger Namensnennung sowie Abstimmungs- und Kommentarverhalten Rückschlüsse ermöglichen. Wir empfehlen die anonyme Nutzung.
• Zur Verhinderung von Mehrfachabstimmungen wird ein zufälliger Wert im Browser gespeichert (siehe Ziffer 4); eine Identifikation der abstimmenden Person erfolgt nicht.

c3) E-Mail-Einladungen zu Umfragen über hinterlegte Empfängerlisten (optional)

Nutzt Ihr Unternehmen die optionale Einladung per E-Mail, kann es Empfängerlisten mit den E-Mail-Adressen seiner Beschäftigten hinterlegen und Umfrage-Einladungen darüber versenden lassen. Für diese Verarbeitung ist Ihr Unternehmen verantwortlich; wir versenden als Auftragsverarbeiter auf dessen Weisung. Anders als bei der Feedback-Funktion (Ziffer 2c) handelt es sich hier um personenbezogene Daten.

Eine Liste ist kein Benutzerkonto. Sie ist ein Adressverzeichnis für den Versand von Einladungen – keine Voraussetzung für die Teilnahme. Die Rückmeldungen und Umfrage-Antworten selbst werden weiterhin ohne Anmeldung und ohne Adresse abgegeben. Empfängerliste und Antwort sind zwei getrennte Datenbestände, zwischen denen es keine Verknüpfung gibt.

Verarbeitet werden: E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zu einer Liste, Aufnahmedatum, Abmeldezustand sowie – sofern der E-Mail-Dienstleister dies meldet – die Kennzeichnung einer Adresse als unzustellbar.

Zweckbindung. Die Adressen werden ausschließlich verwendet für: Einladungen zu Umfragen des eigenen Unternehmens, die zugehörige Erinnerung an dieselbe Liste, die Bestätigung einer Abmeldung sowie das Führen einer Sperrliste, damit abgemeldete und unzustellbare Adressen nicht erneut angeschrieben werden. Ausdrücklich nicht verwendet werden sie für Werbung oder Newsletter, für eine Verknüpfung mit abgegebenen Antworten, für eine Auswertung je Adresse oder für eigene Zwecke des Anbieters. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO bzw. § 26 BDSG oder eine Betriebsvereinbarung Ihres Unternehmens; die Festlegung trifft Ihr Unternehmen als Verantwortlicher.

Was wir bewusst nicht messen. Damit die Anonymität der Antworten durch den Versand nicht ausgehöhlt wird, fehlen dem Serienversand vier Fähigkeiten, die vergleichbare Werkzeuge mitbringen. Sie fehlen nicht aus Versehen:

• Ein gemeinsamer Link für alle. Alle Empfängerinnen und Empfänger erhalten denselben Umfrage-Link. Es gibt keine personalisierten Links und keine Kennung in der Adresse – eine Zuordnung von Person und Antwort ist dadurch nicht nur unüblich, sondern technisch nicht möglich.
• Kein Öffnungs-Tracking. Die Einladungen enthalten kein Zählpixel und keine umgeschriebenen Links. Es werden weder Öffnungen noch Klicks noch Lesezeitpunkte erfasst. Aus demselben Grund enthalten unsere E-Mails generell keine nachgeladenen Bilder. Die Folge ist beabsichtigt: Es gibt keine Öffnungsrate.
• Erinnerungen gehen an alle. Eine Erinnerung erreicht die gesamte Liste, nie gezielt „Nicht-Teilnehmer“. Ein solcher Versand wäre nur möglich, wenn das System wüsste, wer geantwortet hat – es weiß es nicht.
• Teilnahmequote nur als Summe. Ausgewiesen wird ausschließlich die Rechnung „eingegangene Antworten geteilt durch Listengröße“. Es gibt keine Quote je Person und keine Angabe darüber, wer geantwortet hat.

Abmeldung. Jede Einladung enthält einen Abmeldelink. Er betrifft ausschließlich die Zustellung an genau diese E-Mail-Adresse und gilt pro Liste; wer in zwei Listen steht, meldet sich zweimal ab. Die Abmeldung wirkt sofort und dauerhaft, auch für Erinnerungen zur laufenden Umfrage. Vom Merkmal im Abmeldelink wird ausschließlich ein nicht umkehrbarer Prüfwert gespeichert; es steht nur in der Fußzeile der E-Mail und niemals im Umfrage-Link. Eine Abmeldung ist keine Aussage darüber, ob die Person an einer Umfrage teilgenommen hat – das ist dem System weder vor noch nach der Abmeldung bekannt. Sie schließt auch niemanden von der Teilnahme aus: Der Umfrage-Link funktioniert weiterhin, etwa über Aushang oder QR-Code.

Zustell-Statistik. Je Aussendung werden die Summen „versendet“, „zugestellt“ und „unzustellbar“ ausgewiesen. Diese Zahlen sind Summen ohne Adressbezug; Öffnungs- oder Klickraten enthalten sie nicht.

Versandweg. Der Versand erfolgt über unseren E-Mail-Dienstleister (siehe Ziffer 3) und ausschließlich über unsere eigene, mit SPF, DKIM und DMARC abgesicherte Versanddomäne. Jede Einladung geht an genau einen Empfänger; eine Sammeladressierung, bei der Empfänger einander sehen könnten, findet nicht statt.

d) Zahlungsdaten

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Dienstleister Stripe, Inc. (510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA). Wir selbst speichern keine vollständigen Zahlungsdaten (Kreditkartennummern, Kontodaten). Stripe verarbeitet Ihre Zahlungsdaten gemäß der eigenen Datenschutzerklärung: stripe.com/de/privacy

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

e) Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge (Audit-Spur)

Sicherheitsrelevante Vorgänge im Verwaltungs-Dashboard – etwa die Vergabe einer Rolle, die Ernennung der internen Meldestelle, eine Datenrückgabe oder die Löschung eines Unternehmenskontos – werden in einer eigenen Tabelle in unserer Datenbank festgehalten. Ohne diesen Nachweis ließe sich später nicht mehr belegen, wer eine sicherheitsrelevante Änderung veranlasst hat.

Gespeichert wird ausschließlich ein geschlossener Satz technischer Angaben:

• ein Ereignis-Schlüssel (z. B. „Rolle geändert“)
• die Art des Handelnden (Person, System, Webhook) und das Ergebnis (erfolgreich oder abgewiesen)
• die interne Kennung des Unternehmens, der handelnden Person und des betroffenen Objekts
• eine Anfrage-Kennung und der Zeitpunkt

Nicht gespeichert werden: IP-Adressen, Browser- oder Gerätekennungen, E-Mail-Adressen, Feedback-Texte, Umfrage-Antworten, Fallcodes und sonstige Freitexte. Die Einträge werden ausschließlich angefügt; es gibt keine Funktion, die eine Zeile nachträglich ändert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Änderungen und im Nachweis der eigenen Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

3. Weitergabe von Daten und eingesetzte Auftragsverarbeiter

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur an die folgenden, sorgfältig ausgewählten Auftragsverarbeiter statt:

• Vercel Inc. – Hosting und Bereitstellung der Anwendung (Serverstandort: EU)
• Neon Inc. – Datenbank-Hosting (Serverstandort: EU)
• Stripe, Inc. (USA) – Zahlungsabwicklung
• Resend, Inc. (USA) – Transaktionale E-Mails (Passwort-Reset- und Passwort-Setup-Links, Einladungen, Benachrichtigungen) sowie – sofern Ihr Unternehmen den E-Mail-Versand von Umfrage-Einladungen nutzt – der Versand dieser Einladungen und Erinnerungen an die hinterlegten Empfängerlisten (siehe Ziffer 2c3)
• Upstash, Inc. (USA) – Schutz vor Missbrauch und Überlastung (Rate-Limiting); hierbei werden keine Feedback-Inhalte gespeichert
• Functional Software, Inc. (Sentry) (USA) – technisches Fehler-Monitoring; sensible Inhalte werden vor der Übermittlung serverseitig entfernt. Derzeit nicht aktiv – es fließen keine Daten dorthin; eine Aktivierung kündigen wir vorab an
• Anthropic, PBC (USA) – Übersetzung fremdsprachiger Rückmeldungen in die Hauptsprache des Unternehmens (in allen Tarifen, siehe Ziffer 5) sowie primärer KI-Dienstleister für die optionale KI-Auswertung (Reports und automatische Themen-/Risiko-Analyse)
• Google (Gemini) und OpenAI, L.L.C. (USA) – Ausfalloptionen für die optionale KI-Report-Funktion (siehe Ziffer 5) sowie – sofern von Ihrem Unternehmen freigeschaltet – Umwandlung von Sprachaufnahmen in Text (siehe Ziffer 5a)
• Slack Technologies / Microsoft (USA) – nur, wenn Ihr Unternehmen die optionale Kanal-Benachrichtigung selbst einrichtet; übermittelt wird dabei ausschließlich eine inhaltsfreie Hinweis-Nachricht (Kategorie und Link), niemals Feedback-Text

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, bevor personenbezogene Daten verarbeitet werden. Soweit Anbieter Daten in den USA verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework).

Eine tabellarische Übersicht mit Zweck, Unternehmenssitz, tatsächlichem Verarbeitungsort, Garantie für Drittlandtransfers und Stand-Datum finden Sie auf der Seite Unterauftragsverarbeiter. Wechsel oder Hinzunahme eines Dienstleisters teilen wir unseren Kunden mindestens 30 Tage im Voraus mit; innerhalb dieser Frist besteht ein Widerspruchsrecht.

4. Cookies und lokale Speicherung im Browser

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicherung. Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt:

• kk_session (httpOnly-Cookie) – Aufrechterhaltung der Anmeldung im Verwaltungs-Dashboard.
• kk_locale (localStorage) – merkt die gewählte Sprache (eine von acht) der öffentlichen Feedback-Seiten. Kein Personenbezug.
• kk_voter_id / kk_voted_* (localStorage, nur beim optionalen Ideen-Board) – verhindern Mehrfachabstimmungen. Es wird lediglich ein zufälliger Wert im Browser gespeichert; serverseitig wird hiervon nur ein nicht umkehrbarer Hashwert abgelegt. Eine Identifikation der abstimmenden Person erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Funktionsfähigkeit und am Schutz vor Manipulation).

5. KI-Verarbeitung

Automatische Übersetzung (bei allen Tarifen). Die öffentlichen Seiten stehen in acht Sprachen zur Verfügung. Geht eine Rückmeldung in einer anderen Sprache als der eingestellten Hauptsprache des Unternehmens ein, wird ihr Text zur Übersetzung an Anthropic (USA) übermittelt und die Übersetzung anschließend gespeichert. Das gilt unabhängig davon, ob KI-Auswertungen gebucht sind — ohne diesen Schritt könnte das Unternehmen fremdsprachige Rückmeldungen nicht lesen. Ihr Unternehmen kann die KI-Verarbeitung — einschließlich dieser Übersetzung — in den Einstellungen vollständig abschalten. Übermittelt wird auch hier ausschließlich der Text selbst; identifizierende Angaben werden zu Rückmeldungen gar nicht erst gespeichert.

Im Rahmen der weiteren, buchbaren KI-Funktionen werden Feedback-Texte zur Auswertung an einen KI-Dienstleister übermittelt. Eingesetzt wird primär Anthropic (Claude); als Ausfalloptionen können Google Gemini und OpenAI zum Einsatz kommen. Die KI-Funktionen umfassen die Erstellung von Auswertungs-Reports sowie – bei aktivierter KI – eine automatische Analyse eingegangener Feedback-Texte (Themen-Erkennung, Stimmungs-Einschätzung und Hinweis-Prüfung auf mögliche Risikofälle wie z. B. Mobbing). Dabei gilt:

• Übermittelt wird ausschließlich der Feedback-Text selbst (ggf. mit gewählter Kategorie und Stimmungswert). An die KI werden keine IP-Adressen, Geräteinformationen oder sonstigen identifizierenden Angaben übermittelt – solche werden zu Rückmeldungen auch nicht gespeichert. Gespeichert wird pro Rückmeldung ein Eingangszeitpunkt; er ist technisch notwendig für die zeitversetzte Anzeige (siehe Ziffer 2 c) und für Monatsauswertungen, wird aber nicht an die KI übermittelt. Nutzt Ihr Unternehmen zusätzlich die optionale Spracheingabe, wird für deren Umwandlung in Text auch die Sprachaufnahme übermittelt; das ist gesondert in Ziffer 5a beschrieben.
• Auswertungen werden erst ab einer Mindestanzahl von Rückmeldungen erstellt (k-Anonymität), damit einzelne Personen nicht über Einzelaussagen erkennbar werden; die KI ist zudem angewiesen, zu paraphrasieren statt wörtlich zu zitieren.
• Ergibt die automatische Analyse einen möglichen Risikofall, erhält das Unternehmen auf Wunsch einen Hinweis – dieser enthält niemals den Feedback-Text, sondern nur die Risiko-Kategorie und einen Verweis in das geschützte Dashboard.
• Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erstellung der Auswertung für Ihr Unternehmen.
• Nach den Vorgaben der eingesetzten Programmierschnittstellen (API) werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.
• Die KI-Funktionen sind an den gebuchten Tarif bzw. das optionale KI-Add-on gekoppelt und damit vom Kunden steuerbar.

Da die Anbieter ihren Sitz in den USA haben, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO.

5a. Spracheingabe (optional, nur nach ausdrücklicher Einwilligung)

Sofern Ihr Unternehmen die Spracheingabe im KI-Dialog nutzt, kann eine Rückmeldung gesprochen statt getippt werden. Die Aufnahme dient ausschließlich der Umwandlung in Text; anschließend arbeiten Sie nur mit dem Text weiter. Dabei gilt:

• Einwilligung vorab: Vor der ersten Aufnahme wird ausdrücklich um Ihre Einwilligung gebeten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Die Bedienoberfläche startet das Mikrofon erst nach dieser Bestätigung. Die Bestätigung gilt nur für die geöffnete Seite und wird weder in einem Cookie noch auf dem Server gespeichert; nach einem Neuladen der Seite wird erneut gefragt. Die Einwilligung ist jederzeit für die Zukunft widerrufbar, indem Sie die Spracheingabe nicht weiter nutzen.
• Freiwillig und gleichwertig ersetzbar: Die Texteingabe steht unverändert und gleichwertig zur Verfügung. Wer nicht sprechen möchte, hat dadurch keinerlei Nachteil.
• Dienstleister und Zweck: Die Aufnahme wird an OpenAI, L.L.C. übermittelt und dort ausschließlich zur automatischen Umwandlung von Sprache in Text (Transkription) verarbeitet.
• Keine Speicherung: Die Aufnahme wird von uns zu keinem Zeitpunkt gespeichert – sie besteht nur für die Dauer der einzelnen Anfrage im Arbeitsspeicher und wird danach verworfen. Sie wird nicht auf Datenträgern abgelegt, nicht in Protokolldateien geschrieben und ist für niemanden anhörbar – weder für Ihr Unternehmen noch für uns. Nach den Vorgaben der eingesetzten Programmierschnittstelle (API) speichert auch der Dienstleister die übermittelten Inhalte nicht dauerhaft und verwendet sie nicht zum Training seiner Modelle.
• Keine Zusatzangaben: Übermittelt werden ausschließlich die Audiodaten und die gewählte Sprache. Es werden keine Namen, IP-Adressen, Gerätekennungen oder Zeitstempel mitgesendet.
• Verarbeitungsregion: Die Verarbeitung erfolgt in der beim Dienstleister eingerichteten Region. Ist eine europäische Region eingerichtet, findet die Transkription innerhalb der EU statt; andernfalls erfolgt die Übermittlung in die USA auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln). Die jeweils aktuell eingesetzte Region teilen wir Ihnen auf Anfrage mit.
• Abschaltbar: Die Spracheingabe ist eine gesondert freizuschaltende Zusatzfunktion. Ist sie nicht freigeschaltet, wird kein Mikrofon angeboten und es werden keinerlei Audiodaten übermittelt.

Hinweis: Eine Stimme kann eine Person unter Umständen erkennbar machen. Genau deshalb wird die Aufnahme nirgends gespeichert, ist für niemanden abrufbar und wird nur nach Ihrer vorherigen Bestätigung erhoben.

5b. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Im Einzelnen:

• Server-Logdateien (Ziffer 2a): Sie entstehen beim Hosting-Anbieter und werden dort nach dessen Vorgaben automatisiert gelöscht. Wir legen keine eigene dauerhafte Kopie an und werten sie nicht personenbezogen aus.
• Rückmeldungen, Umfrage-Antworten, Ideen und Rückkanal-Dialoge: Das Unternehmen legt die Aufbewahrungsfrist selbst fest. Ohne abweichende Einstellung gilt eine Frist von 24 Monaten; einstellbar ist ein Wert zwischen 3 und 36 Monaten. Für die Löschung nach Fristablauf gibt es einen automatischen nächtlichen Lauf, der die Daten physisch aus der Datenbank entfernt und nicht nur ausblendet. Dieser Lauf befindet sich derzeit im Prüfbetrieb: Er ermittelt und protokolliert die fälligen Datensätze, führt die Löschung aber noch nicht selbst aus. Bis zu seiner Freischaltung löschen wir abgelaufene Daten auf Weisung des Unternehmens. Diese Angabe wird aktualisiert, sobald der Lauf die Löschung selbsttätig vornimmt.
• Empfängerlisten für Umfrage-Einladungen (Ziffer 2c3): Sie unterliegen bewusst nicht der oben genannten Aufbewahrungsfrist – eine Adressliste ist ein gepflegtes Arbeitsmittel und kein Inhalt, dessen Alter die Anonymität gefährdet; eine stille Frist würde einen Verteiler unbemerkt zerfallen lassen. Stattdessen gibt es drei ausdrückliche Löschwege: Ihr Unternehmen entfernt eine einzelne Adresse, es löscht eine ganze Liste, oder das Konto wird beendet. In den ersten beiden Fällen wird der Eintrag mit Adresse, Listenzuordnung und Abmelde-Prüfwert auf Weisung aus der Datenbank entfernt; im dritten Fall spätestens 30 Tage nach Vertragsende zusammen mit allen übrigen Daten. Abgeschlossene Aussendungen behalten ihre Zustell-Summen (versendet, zugestellt, unzustellbar) – diese Zahlen haben keinen Adressbezug.
• Verwaltungskonten (E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort-Prüfwert, 2FA-Angaben): bis zur Entfernung des Kontos durch das Unternehmen, spätestens 30 Tage nach Ende des Nutzungsvertrags. Solange der automatische Löschlauf im Prüfbetrieb steht (siehe oben), führen wir diese Löschung selbst durch.
• Einmal-Links für Passwort-Setup, Passwort-Reset und Einladungen: Reset-Links 20 Minuten, Setup- und Einladungs-Links 7 Tage; danach werden sie ungültig und entfernt.
• Anmeldesitzungen: längstens 14 Tage; ein Passwort-Reset beendet alle bestehenden Sitzungen sofort.
• Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge (Ziffer 2e): Die ausführlichen technischen Zeilen laufen in das Betriebsprotokoll unseres Hosting-Anbieters und unterliegen dessen kurzer Aufbewahrungsfrist. Die Audit-Spur in unserer Datenbank bleibt dagegen dauerhaft bestehen – sie enthält keine Freitexte, keine Fallcodes, keine IP-Adressen und keine E-Mail-Adressen, sondern nur Ereignis-Schlüssel, Zeitpunkt und interne Kennungen. Sie wird bewusst nicht mit dem Unternehmenskonto gelöscht: Der Eintrag, der eine Löschung dokumentiert, würde sich sonst selbst mitlöschen. Sobald das Unternehmenskonto entfernt ist, existiert die zugehörige Benutzerzeile nicht mehr; die verbliebene Kennung lässt sich dann keiner Person mehr zuordnen. Übrig bleibt ein pseudonymer Vorgangsnachweis.
• Fehlerprotokolle im technischen Monitoring: Ein gesonderter Monitoring-Dienst ist derzeit nicht aktiv; sobald einer eingesetzt wird, gelten dessen Aufbewahrungsfristen (beim vorbereiteten Dienst 90 Tage). Inhalte von Rückmeldungen sind darin nicht enthalten, weil sie vor der Übermittlung serverseitig entfernt werden.
• Vertrags- und Rechnungsunterlagen: 10 Jahre nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB). Diese Daten werden nach Zweckerreichung gesperrt und nicht weiter verarbeitet.
• Ende des Nutzungsvertrags: Alle Daten des Unternehmens werden auf dessen Wahl herausgegeben oder gelöscht; ohne abweichende Weisung erfolgt die endgültige Löschung spätestens 30 Tage nach Vertragsende; solange der automatische Löschlauf im Prüfbetrieb steht (siehe oben), führen wir sie selbst durch. Davon ausgenommen sind die gesetzlich aufzubewahrenden Vertrags- und Rechnungsunterlagen sowie die pseudonyme Audit-Spur, die den Löschvorgang selbst belegt (Ziffer 2e und der Punkt „Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge“ in dieser Liste).

Sprachaufnahmen (Ziffer 5a) werden zu keinem Zeitpunkt gespeichert und haben deshalb keine Speicherdauer.

6. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@deinkummerkasten.com

7. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow

8. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs eine TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. Alle innerhalb der Anwendung übertragenen Daten werden verschlüsselt übermittelt.

9. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 5. September 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.

Stand: 5. September 2026