Interne Meldestelle nach HinSchG

Hinweisgebersystem für KMU: Missstände hören, solange sie klein sind

Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt ab 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle (§ 12 HinSchG). Unabhängig von der Pflicht gilt: Wer von Konflikten, Übergriffen oder Regelverstößen früh im eigenen Haus erfährt, kann sie klären, bevor sie größer werden.

Kummerkasten stellt den Meldekanal Ihrer internen Meldestelle: Hinweise gehen anonym ein, Rückfragen laufen über einen Fallcode, ohne Login, ohne IP-Adresse, ohne Cookies. Die zuständige Person benennen Sie selbst. Enthalten im Tarif Meldestelle (99 € netto im Monat bei Jahreszahlung) sowie in Business und Enterprise.

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Testphase: Zahlungsmethode bei der Anmeldung nötig, belastet erst nach 14 Tagen, vorher kündbar ohne Kosten.

✓ getrennt vom übrigen Feedback✓ Zwei-Faktor-Anmeldung für die Meldestelle✓ Fristen im Blick✓ Aushang in 8 Sprachen

Beschäftigte: ab dieser Zahl verlangt das Gesetz eine interne Meldestelle (§ 12 Abs. 2 HinSchG)

3 Monate

Frist für die Rückmeldung an die meldende Person (§ 17 Abs. 2 HinSchG)

7 Tage

Frist für die Eingangsbestätigung (§ 17 Abs. 1 HinSchG)

Rechtlicher Hinweis: Kummerkasten ist ein technisches Werkzeug zur anonymen Entgegennahme von Hinweisen und Feedback. Diese Seite dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Ob und wie Ihr Unternehmen die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) im Einzelfall erfüllt, sollten Sie rechtlich prüfen lassen. Das Tool ersetzt keine rechtliche oder organisatorische Compliance-Beratung.

Aufgabenteilung

Was wir übernehmen – und was Sie zusätzlich brauchen

Keine Software kann eine interne Meldestelle „konform machen“. Das HinSchG verlangt Menschen, Wege und Fristen. Hier steht offen, welchen Teil davon wir abdecken.

Was Kummerkasten übernimmt

Anonymer, schriftlicher Meldeweg – ohne Login, ohne IP-Adresse, ohne Cookies
Anonyme Rückfrage per Fallcode: nachfragen und antworten, ohne dass die meldende Person erkennbar wird
Eigener Eingang, getrennt vom übrigen Feedback, statt Hinweisen in privaten Postfächern
Fallakte mit Meldung, Antworten und Datum, ohne Änder- und Löschfunktion in der Oberfläche
Die Eingangsbestätigung (§ 17 Abs. 1 HinSchG) schreibt das System beim Eingang automatisch in die Fallakte, die meldende Person sieht sie über ihren Fallcode; die Rückmeldefrist wird festgehalten, angezeigt und erinnert
Nur die benannte Rolle „Meldestelle“ liest mit, mit Zwei-Faktor-Anmeldung; Geschäftsführung und Administration erhalten über ihre Rolle keinen Zugriff
Keine Auswertung, kein Bericht und keine KI-Verarbeitung der Meldungen
Zugang per QR-Code und Link, auch für Beschäftigte ohne Firmen-E-Mail
Löschung drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens (§ 11 Abs. 5 HinSchG)

Was Sie zusätzlich brauchen

Eine zuständige Person, die unabhängig, unbefangen und fachkundig ist (§ 15 HinSchG)
Einen mündlichen Meldeweg und auf Wunsch ein persönliches Treffen (§ 16 Abs. 3 HinSchG)
Die inhaltliche Rückmeldung an die meldende Person binnen drei Monaten schreibt die zuständige Person selbst (§ 17 Abs. 2 HinSchG)
Eine Verfahrensordnung und eine Vertretung für Urlaub und Krankheit
Interne Regeln dazu, wer Meldungen sieht und wie Repressalien ausgeschlossen werden
Die Beteiligung des Betriebsrats, wo es einen gibt

Diese Punkte sind organisatorische Aufgaben Ihres Unternehmens; die Software nimmt sie Ihnen nicht ab. Den technischen Teil deckt Kummerkasten ab.

Vertrauen

Ein Meldeweg, dem niemand traut, bleibt leer

Eine interne Meldestelle nützt nur, wenn Beschäftigte ihr vertrauen. Wer nicht weiß, wer eine Meldung liest und was danach passiert, meldet nicht, und der Missstand bleibt im Betrieb.

Neben dem Bußgeld für eine fehlende Meldestelle (bis 20.000 Euro, § 40 HinSchG) gibt es eine zweite, leisere Rechnung: Wer Mobbing, Übergriffe oder Regelverstöße nicht loswerden kann, sucht sich irgendwann einen anderen Arbeitgeber. Was ein ungewollter Abgang kosten kann, rechnen wir auf der Preisseite vor: zur Rechnung.

Tragfähig wird eine Meldestelle, wenn drei Dinge zusammenkommen: die Vorgaben des Gesetzes, ein Meldeweg, der sich sicher anfühlt, und eine Person, die Meldungen zügig und nachvollziehbar bearbeitet.

Was zu einer Meldung gespeichert wird

Was Kummerkasten zu einer Meldung speichert und was nicht, steht auf der Seite Sicherheit und Anonymität.

Vier Personen besprechen Unterlagen an einem Tisch — Ein Hinweis, der intern auf dem Tisch liegt, lässt sich klären.

Woran sich eine tragfähige Meldestelle erkennen lässt

Zugang ohne Hürde, auch ohne Firmen-E-Mail
Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
Klare Zuständigkeit für Sichtung und Bearbeitung
Nachvollziehbare Schritte und Dokumentation
Rückmeldung an die meldende Person innerhalb der gesetzlichen Frist
Einführung ohne eigenes IT-Projekt
Verständliche Erklärung zu Anonymität, Datenschutz und Ablauf

Andere Meldewege

Hinweisgebersystem statt Briefkasten: der Vergleich zu improvisierten Meldewegen

Auch eine E-Mail-Adresse oder ein Briefkasten kann ein Meldeweg sein. Die Unterschiede liegen bei Anonymität, Fristen und der Frage, wer mitliest.

Option	Anonym möglich	Fristen	Wer liest mit	Rückfragen
E-Mail an Compliance oder Personal	nur mit anonymer Absenderadresse	von Hand	alle mit Zugriff auf das Postfach	per E-Mail, dann nicht mehr anonym
Briefkasten oder Papier	ja	von Hand	wer den Kasten leert	kaum möglich
Allgemeines Kontaktformular	selten	von Hand	je nach Einrichtung	meist nur mit Kontaktdaten
Meldestelle in Kummerkasten	ja, ohne Login und IP-Adresse	angezeigt und erinnert	nur die benannte Rolle „Meldestelle“	anonym per Fallcode

Ein fester Weg

Ein eigener Meldekanal ist leichter zu erklären und zu dokumentieren als eine lose E-Mail-Adresse.

Weniger Angst

Wer keine Nachteile fürchten muss, meldet eher.

Sauberer Eingang

Hinweise gelangen zentral an die richtige Stelle statt in private Postfächer.

Nachvollziehbare Fallakte

Meldung, Bearbeitung und Fristen liegen an einem Ort statt verstreut in Notizen.

Für den Mittelstand gebaut

Auch Betriebe ohne eigene Compliance-Abteilung brauchen etwas, das im Alltag funktioniert.

Erkennbar ernst gemeint

Eine feste Anlaufstelle zeigt, dass Meldungen bearbeitet werden.

Mann liest am Laptop, von hinten gesehen — Meldungen der internen Meldestelle liest nur die benannte Person. Ausgewertet werden sie bewusst nicht.

Einführung

Glaubwürdigkeit entscheidet, ob jemand meldet

In der Praxis ist weniger die Technik das Problem als die Glaubwürdigkeit. Beschäftigte müssen verstehen, wofür die Meldestelle da ist, welche Themen dort hingehören und wie der Schutz ihrer Meldung gewährleistet wird. Wer daran zweifelt, meldet nicht.

Hilfreich ist ein kurzer Aushang, der erklärt, wer Meldungen liest und was danach passiert. Kummerkasten liefert ihn in 8 Sprachen mit QR-Code. In Betrieben, in denen sich alle kennen, ist diese Erklärung besonders wichtig.

Je klarer die Meldestelle erklärt ist, desto eher wird sie im Ernstfall genutzt.

Nutzen

Was eine funktionierende Meldestelle bringt

Eine Meldestelle, der man vertraut, holt Übergriffe, Machtmissbrauch und Regelverstöße ins Haus, bevor sie größer werden. Das sind oft genau die Dinge, über die im Team niemand offen spricht.

Wiederkehrende Themen erkennt die zuständige Person selbst. Was sie der Geschäftsführung davon in allgemeiner Form berichtet, regelt Ihre Verfahrensordnung, immer unter Wahrung der Vertraulichkeit (§ 8 HinSchG).

Was sich damit ändern kann

ein Meldeweg, den die Belegschaft kennt
ein fester Ablauf für sensible Hinweise
weniger Improvisation im Einzelfall
Hinweise auf Risiken kommen früher an
klare Verantwortlichkeiten

Einführung in Schritten

Die Pflicht braucht eine klare Organisation

Viele Unternehmen betrachten das Thema zunächst als juristische Pflicht. In der Praxis entscheidet jedoch vor allem der organisatorische Zuschnitt darüber, ob Meldungen früh, sauber und vertrauenswürdig eingehen.

1 Person

wird als zuständige Stelle benannt, dazu eine Vertretung

8 Sprachen

für den Aushang mit QR-Code

3 Jahre

nach Abschluss wird ein Verfahren gelöscht (§ 11 Abs. 5 HinSchG)

Checkliste für die Einführung

Prüfen, ob und ab wann die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt.
Zuständige Person und Vertretung benennen.
Betriebsrat früh einbeziehen, wo es einen gibt.
Schriftlichen Meldeweg einrichten und den mündlichen Weg festlegen.
Ablauf für Bearbeitung und Rückmeldung festlegen.
Belegschaft informieren und den Aushang aufhängen.

Was die Meldestelle in Kummerkasten kostet

Tarif Meldestelle: 99 € netto im Monat bei Jahreszahlung, mit dem Feedbackkanal aus Starter
In den Tarifen Business und Enterprise enthalten
Meldungen zählen nie gegen das Kontingent, die Entgegennahme ist Pflicht
Freigeschaltet wird erst, wenn eine Person mit der Rolle „Meldestelle“ benannt ist

Beispiel

Vom Pflichtprogramm zur Meldestelle, die genutzt wird

Ausgedachtes Beispiel, kein konkreter Kundenfall.

Angenommen, ein Betrieb mit 80 Beschäftigten richtet die Meldestelle zunächst nur ein, um die Pflicht abzuhaken. In der Betriebsversammlung zeigt sich: Die Leute wissen nicht, wer die Meldungen liest, und befürchten, dass die Geschäftsführung mitliest. Glaubhaft wird der Weg erst, wenn das geklärt ist und auf dem Aushang steht.

Wichtiger als die Technik sind dann drei Antworten: Welche Meldungen sind gemeint, wer bearbeitet sie, und was passiert danach?

Zwei Personen im Gespräch an einem Tisch mit Kaffeetassen — Was aus dem allgemeinen Feedback folgt, kann im Team besprochen werden. Meldungen an die Meldestelle bleiben vertraulich.

Zwei Kosten, die man gegeneinander halten kann

Der Tarif Meldestelle kostet 99 € netto im Monat bei Jahreszahlung. Dem stehen zwei Risiken gegenüber: das Bußgeld für eine fehlende Meldestelle und, leiser, Fachkräfte, die wegen eines ungelösten Missstands gehen.

Weniger Improvisation

Ein klarer Ablauf hilft, wenn der erste ernste Fall kommt.

Frühere Risikoerkennung

Sensible Themen kommen intern zur Sprache, solange sie sich noch klären lassen.

Bessere Dokumentation

Nachvollziehbare Abläufe sparen spätere Abstimmung.

Glaubwürdigkeit

Wer Missstände melden kann, ohne Nachteile zu fürchten, erlebt den Betrieb als fair.

Bedenken

Drei Bedenken, die oft kommen

Und was sich darauf antworten lässt.

"Wir haben bisher keine Fälle."

Keine Meldung heißt nicht, dass es nichts gibt. Es kann auch heißen, dass niemand einen Weg dafür hat. Besser, der Weg steht, bevor der erste sensible Fall auftritt.

"Das ist nur Bürokratie."

Ab 50 Beschäftigten ist die Meldestelle Pflicht. Gut eingerichtet, erfahren Sie von Risiken, bevor sie teuer werden.

"Unsere Leute kommen direkt zu uns."

Bei sensiblen Themen reicht die direkte Ansprache selten aus, vor allem, wenn die Führungskraft Teil des Problems ist. Dann braucht es einen Weg an ihr vorbei.

Fragen

Häufige Fragen, bevor Sie starten

Die wichtigsten Antworten für Betriebe, die eine alltagstaugliche, vertrauenswürdige Meldestelle aufbauen möchten.

Braucht jedes Unternehmen eine interne Meldestelle?

Verpflichtet sind Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten (§ 12 Abs. 2 HinSchG), bestimmte Branchen wie Banken und Wertpapierdienstleister unabhängig von der Größe (§ 12 Abs. 3). Kleinere Betriebe können freiwillig einen Meldeweg anbieten.

Muss eine Meldung anonym möglich sein?

Nein. Das Gesetz verpflichtet nicht dazu, anonyme Meldungen zu ermöglichen; anonym eingehende Meldungen soll die Meldestelle aber bearbeiten (§ 16 Abs. 1 HinSchG). In Kummerkasten sind Meldungen anonym möglich, Rückfragen laufen über einen Fallcode.

Wie komplex ist die Einführung?

Technisch ist der Kanal schnell eingerichtet: Person mit der Rolle „Meldestelle“ anlegen, Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten, Meldestelle einschalten, Aushang drucken. Mehr Zeit brauchen die organisatorischen Punkte: Benennung, Vertretung, Verfahrensordnung und die Information der Belegschaft.

Was ist ein sinnvoller nächster Schritt?

Klären Sie, ob und ab wann die Pflicht für Sie gilt und wer die Aufgabe übernimmt. Den Kanal können Sie im Tarif Meldestelle 14 Tage kostenlos testen; wer in dieser Zeit kündigt, zahlt nichts.

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Anonym erreichbar, einfach zu bedienen und nachvollziehbar dokumentiert. Kummerkasten liefert die technische Grundlage; die zuständige Person benennen und die Fristen des HinSchG einhalten muss Ihr Unternehmen selbst. Hintergrund zum Gesetz steht im Ratgeber Hinweisgeberschutzgesetz für KMU.